La presente política ha sido elaborada en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto Reglamentario 1074 de 2015, así como los estándares internacionales del Grupo Inspired, en especial el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), con el propósito de informar a los interesados sobre la forma en que el Colegio Británico Internacional S.A.S. (en adelante “el Colegio”) recopila, administra y protege los datos personales.

1. Definiciones

Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.

Responsable del tratamiento: Colegio Británico Internacional S.A.S.

Encargado del tratamiento: terceros que realicen tratamiento de datos por encargo del colegio.

DPO (Data Protection Officer): oficial global de protección de datos del Grupo Inspired.

Privacy Champion: responsable designado en el colegio para velar por el cumplimiento local de la política y servir de enlace con el DPO.

Portabilidad de datos: derecho del titular a obtener copia estructurada de sus datos en formato interoperable.

Decisiones automatizadas: procesos de tratamiento de datos sin intervención humana significativa.

Responsable del tratamiento (Data Controller): persona o entidad que determina la finalidad y los medios del tratamiento de los datos personales. Ejemplo: el Colegio.

Encargado del tratamiento (Data Processor): entidad que trata datos personales en nombre de un responsable (ejemplo: proveedores de nómina o servicios de TI).

Violación de datos personales: incidente que conduce a la destrucción, pérdida, alteración, divulgación no autorizada o acceso indebido a datos personales.

Datos personales: cualquier información que permita identificar a una persona, no solo nombre, sino también identificadores como números, cargos, correos, opiniones, etc.

Tratamiento: toda acción sobre datos personales: recopilación, almacenamiento, consulta, análisis, transmisión, eliminación, etc.

Perfilamiento (Profiling): tratamiento automatizado de datos para analizar o predecir aspectos de una persona (ej.: desempeño académico, comportamiento).

Categorías especiales de datos: información sobre origen étnico, opiniones políticas, creencias religiosas, afiliación sindical, salud, orientación sexual, datos biométricos o genéticos. Incluye además información sobre antecedentes penales.

Autoridad de protección de datos: entidad nacional encargada de supervisar y garantizar la normativa de privacidad.

 

2. Principios rectores

El tratamiento de datos personales se realizará bajo los principios establecidos por la Ley 1581 de 2012 y por Inspired:

  • Legalidad y finalidad legítima.
  • Transparencia y consentimiento informado.
  • Minimización de datos: solo los necesarios para la finalidad.
  • Exactitud y actualización permanente.
  • Conservación por tiempo limitado (según normatividad colombiana y Data Retention Inspired).
  • Seguridad, confidencialidad e integridad.
  • Responsabilidad y trazabilidad: el Colegio debe demostrar cumplimiento (registros de tratamiento – ROPA, DPIA cuando aplique).

 

3. Bases legales del tratamiento

El Colegio podrá tratar datos personales bajo las siguientes bases:

  • Interés legítimo: cuando se requiera para operar de manera eficiente y profesional, siempre evaluando el equilibrio entre derechos del titular e intereses del Colegio.
  • Cumplimiento de obligaciones legales: laborales, fiscales, de diversidad o de seguridad social.
  • Necesidad contractual: para ejecutar contratos con empleados, padres o proveedores.
  • Consentimiento expreso: especialmente en el caso de categorías especiales de datos (salud, biometría, etc.).
  • Interés público o emergencias: como situaciones de seguridad o protección de menores.

 

4. Identificación del responsable del Tratamiento y/o uso de los datos personales

La persona jurídica que responderá y estará a cargo tanto de los datos obtenidos y suministrados voluntariamente por Los Titulares como de las bases de datos en los que dicha información reposará será la sociedad COLEGIO BRITANICO INTERNACIONAL S.A.S. (de ahora en adelante El colegio / La Sociedad), identificada con el NIT 890.113.945-1 y domiciliada en Puerto Colombia, Atlántico con la dirección Carrera 30 # 2 – 906 y cuyo correo electrónico de contacto es documentos@britishschool.edu.co, es parte de Inspired Education Holdings Limited, que es una empresa registrada en Inglaterra con el número 09268120 y domicilio registrado en Sixth Floor, 3 Burlington Gardens, Londres, W1S 3EP, Reino Unido. Inspired opera numerosas escuelas afiliadas a nivel mundial a través de sus oficinas regionales en Europa, África, Medio Oriente, Asia-Pacífico y América Latina.

 

5. Información recolectada

La información recolectada de Los Titulares será la siguiente:

  • Nombres, direcciones, números de teléfono, direcciones de correo electrónico y otros datos de contacto;
  • Nacionalidad, ubicación e idioma;
  • Situación familiar;
  • Protección de la información (como órdenes judiciales)
  • Datos de educación y empleo;
  • Imágenes, grabaciones de audio y video, incluidas secuencias de circuito cerrado de televisión (imágenes de video);
  • Información financiera;
  • Centros educativos asistidos previamente.
  • Otros tipos de datos que podemos recopilar y procesar, de acuerdo con los propósitos del Colegio, están relacionados con la condición de salud, antecedentes penales y otra información confidencial relacionada con un individuo, como:
  • Información sobre el estado de salud o la prestación de atención médica relacionada con un individuo específico;
  • Información de comportamiento;
  • Necesidades educativas especiales;
  • Antecedentes penales vinculados a un individuo específico;
  • Información biométrica;
  • Etnicidad;
  • Religión o ideología;
  • Identidad sexual.
  • Recopilación y procesamiento de datos personales

El Colegio recopila información de varias maneras, que incluyen:

  • Personalmente y por teléfono;
  • A través de nuestro sitio web y las cookies utilizadas en él;
  • Desde correo electrónico y documentación en papel de entrega en mano, incluidas solicitudes de empleo, formularios de consentimiento, etc.;
  • A través de herramientas en línea, como aplicaciones, plataformas educativas y otro software utilizado por el Colegio;
  • A través de cualquier cámara de circuito cerrado de televisión ubicada en nuestras instalaciones;
  • A través de terceros, tales como profesionales o autoridades que actúen en nombre de los interesados;

 

6. Finalidad y tratamiento al cual serán sometidos los datos personales recolectados

Finalidades: El Colegio trata datos personales para el desarrollo lícito y legítimo de la actividad educativa del Colegio. El Colegio recopila y conserva la información de los estudiantes y los padres cuando es necesario para:

  • Atender las consultas;
  • Asegurarse de que el estudiante cumpla con los criterios de admisión del Colegio;
  • Proporcionar servicios académicos, incluido el apoyo al aprendizaje de los alumnos, monitorear e informar sobre el progreso de los alumnos;
  • Proporcionar a los estudiantes servicios de salvaguardia;
  • Proporcionar a los estudiantes atención de enfermería, servicio de almuerzo y transporte en autobús, entre otros servicios necesarios;
  • Cumplir con los requisitos educativos, sociales, físicos y emocionales del estudiante;
  • Contactar a los padres/tutores legales cuando sea necesario y mantenerlos informados sobre el progreso educativo de sus hijos o sobre eventos escolares, etc.

Con el objetivo de celebrar los logros del Colegio y mantener un registro de la historia del Colegio, el Colegio puede tomar fotografías e imágenes grabadas de los estudiantes para compartirlas, en anuarios, sitio web del Colegio, etc., siempre con el consentimiento informado de los padres o estudiantes mayores de edad y podrán retirar su consentimiento en cualquier momento; Enviar comunicaciones comerciales en caso de autorización previa del interesado. Podrá darse de baja de la recepción de comunicaciones comerciales pulsando en el apartado “darse de baja”.

Los datos personales objeto de tratamiento sólo podrán ser comunicados a otros Colegios del grupo Inspired con el consentimiento previo por escrito del interesado o cuando sea necesario y los datos personales serán tratados con las mismas finalidades legítimas aquí mencionadas.

Legitimación: Tratamos sus datos bajo su consentimiento y la obligación contractual, además de cumplir con las obligaciones legales que puedan derivarse de dicho contrato y de nuestras actividades comerciales. También podemos estar actuando para proteger los intereses de los niños. En el caso de fines de marketing, actuamos de acuerdo con su consentimiento y nuestros intereses legítimos.

 

7. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

El Colegio tratará los datos personales de niños, niñas y adolescentes de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Los derechos de los niños, niñas y adolescentes serán garantizados de conformidad con las disposiciones constitucionales y legales, y garantizando el pleno respeto de sus derechos fundamentales.

El Colegio solicitará cuando sea previsto por la Ley 1581 de 2012 a padres o representante legal del niño, niña o adolescente la autorización para el tratamiento de datos previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 

8. Tratamiento de datos personales de los candidatos

Para enviar su currículum a través del apartado “Careers”, deberá crear una cuenta para hacer uso de la plataforma de empleo y enviarnos su postulación de empleo. Su información será compartida con Inspired Education Group como titular de la plataforma Global Careers Site en los términos expuestos en: https://careers.inspirededu.com/data-privacy-statement e incorporados a los ficheros titularidad de COLEGIO BRITÁNICO INTERNACIONAL S.A.S. Nuestro departamento de Recursos Humanos tratará sus datos con la finalidad de incluir su candidatura en nuestros procesos de selección.

 

9. Uso común de redes sociales u otras aplicaciones

Este sitio web contiene enlaces a otros sitios web como plataformas o redes sociales. Nuestro Colegio no es responsable de las prácticas de privacidad o el contenido de dichos sitios. Debe tener en cuenta que el procesamiento de su información personal es realizado por esos sitios y se rige por sus respectivas políticas de privacidad.

Si no desea que estos sitios recopilen y procesen su información, revise sus políticas de privacidad correspondientes y/o desconéctese de él antes de usar nuestros servicios.

 

10. Cookies utilizadas en nuestro sitio web

Utilizamos cookies para brindarle una mejor experiencia en el uso de nuestro sitio web, así como para almacenar información sobre nuestros visitantes. Esta información está relacionada con su ID de sesión y es una forma de monitorear el acceso de un solo usuario.

Se permite al servidor Web recordar algunos datos relativos al usuario, tales como sus preferencias para visitar las páginas de este servidor, nombre y contraseña, productos que le resultan más interesantes, etc.

Las cookies que utilizamos en nuestro sitio web y que requieren el consentimiento informado por parte del usuario son las cookies funcionales y las cookies de segmentación. No se requiere consentimiento para las cookies obligatorias, que son aquellas de carácter técnico necesarias para el funcionamiento del sitio web o la prestación de servicios expresamente solicitados por el usuario.

 

11. Confidencialidad de la información recolectada

Los datos personales suministrados a La Sociedad tendrán única y exclusivamente el manejo descrito en la presente política de privacidad. La Sociedad tomará las medidas que se encuentren a su alcance para proteger la confidencialidad y privacidad de la información suministrada.

A pesar de lo anterior, la misma puede llegar a ser solicitada por orden de cualquier autoridad administrativa o judicial competente a través de los procedimientos legales diseñados para ello. Teniendo en cuenta la situación anteriormente expuesta, La Sociedad no responderá por la información revelada, interceptada o conocida por terceros como consecuencia de dichos procedimientos.

 

12. Protección y seguridad de la información

La información suministrada por parte de Los Titulares es de gran importancia para La Sociedad, es por esta razón que contamos con unos estándares de seguridad de la información, cuyo objetivo primordial consiste en salvaguardar y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de ésta, independientemente del medio o formato donde se encuentre almacenada, de su ubicación temporal o permanente o de la forma en que ésta sea transmitida de acuerdo a las condiciones plasmadas en el presente documento.

La información personal solo se conservará durante el período de tiempo necesario para cumplir con el propósito para el que se recopiló, a menos que sea por un período mayor para el archivo de interés público, la investigación científica o histórica o con fines estadísticos. Una vez que ya no se requiera o se permita retener la información personal para fines legales o comerciales, se destruirá o se anonimizará.

Teniendo en cuenta lo anterior, La Sociedad emplea las prácticas de seguridad reconocidas en la industria, que incluyen: transmisión y almacenamiento de información sensible a través de mecanismos seguros, tales como cifrado, uso de protocolos seguros; aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, entre otros.

 

13. Modificaciones de las Políticas de Privacidad

La Sociedad se reserva el derecho a modificar esta política en cualquier momento. Los Titulares de la información podrán solicitar copia de las políticas aquí mencionadas en cualquier momento.

 

14. Cesión y Transferencia en circunstancias especiales

Con el objeto de llevar a cabo los propósitos indicados en el apartado anterior, la sociedad necesitará realizar la cesión o transferencia de las bases de datos en las cuales se encuentra consignada su información.

En caso de darse una venta, fusión, escisión, cambio de control societario, transferencia de activos, reorganización o liquidación de La Sociedad contaremos con la facultad para que los datos personales que hacen parte de nuestras bases de datos puedan ser transferidos, vendidos, cedidos o reasignados a quien consideremos relevante para ello.

No se efectuará la transferencia de datos fuera del territorio colombiano. En caso de que fuera necesario efectuarla, se realizará bajo las condiciones del artículo 26 de la ley 1581 de 2012.

 

15. Reporte de incidentes y brechas de seguridad (Data Breach Policy)

En caso de detectarse un incidente de seguridad o una brecha de datos personales (pérdida, alteración, acceso no autorizado o divulgación indebida):

Todo colaborador deberá reportarlo de manera inmediata al DPO Global del Grupo Inspired (dpo@inspirededu.com) y al correo del Colegio: documentos@britishschool.edu.co.

La notificación deberá incluir: fecha, descripción del incidente, datos afectados, número aproximado de titulares comprometidos y medidas iniciales adoptadas.

El Colegio, junto con el Grupo Inspired, evaluará el incidente y, de ser necesario, lo notificará a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de las 72 horas siguientes, en cumplimiento con los estándares internacionales (GDPR).

Se mantendrá un registro interno de incidentes de seguridad y brechas.

 

16. Cesión y transferencia en circunstancias especiales

Los datos personales podrán ser transferidos dentro del grupo Inspired u otras entidades cuando sea necesario para los fines legítimos descritos, o en casos de fusión, reorganización, venta de activos o exigencia legal.

 

17. Peticiones, Quejas y Reclamos

Las peticiones, quejas y reclamos estarán a cargo de nuestra área de Servicio al Cliente y podrán ser presentadas físicamente a la dirección Carrera 30 # 2 – 906 en Puerto Colombia, Atlántico de lunes a jueves de 8:00 am a 12:00pm y de 2:00pm a 4:00pm y viernes de 8:00 am a 12:00pm o a través de email a documentos@britishschool.edu.co. O al correo dpo@inspirededu.com Dichas peticiones se regularán bajo los términos y condiciones que aplican en el siguiente capítulo (Procedimiento para ejercer los Derechos).

Para efectos operativos y de atención a consultas, quejas o reclamos relacionados con la protección de datos personales, el Colegio ha delegado la gestión en las siguientes áreas/cargos:

Directora del Sistema Integrado de Gestión (SIG): Enlace principal de protección de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio y coordinación de cumplimiento normativo.

Área de Recursos Humanos: responsable operativo del tratamiento de datos personales de empleados y colaboradores.

Dirección de Tecnologías de la Información (TIC): responsable operativo de la seguridad de la información y custodia de datos en medios tecnológicos.

Sin perjuicio de lo anterior, la responsabilidad legal final recae siempre en el Colegio Británico Internacional S.A.S., como persona jurídica.

 

18. Tiempo establecido para consultas y reclamos.

Consultas: hasta 10 días hábiles.

Reclamos: hasta 15 días hábiles.

Adicionalmente, se aplicarán los mecanismos de Inspired para reporte y seguimiento de incidentes de seguridad de la información.

 

19. Procedimiento para ejercer los Derechos

La Sociedad dispone de los mecanismos necesarios para recibir, tramitar y responder las peticiones presentadas por Los TITULARES de forma efectiva. Dicho procedimiento busca garantizar ante todo los derechos de Los TITULARES por lo cual para La Sociedad dar respuesta a las solicitudes y requerimientos presentados es de gran importancia. Las anteriores podrán ser presentadas digitalmente a la dirección de email documentos@britishschool.edu.co o en físico en la siguiente dirección Carrera 30 # 2 – 906 en Puerto Colombia, Atlántico de lunes a jueves de 8:00 am a 12:00pm y de 2:00pm a 4:00pm y viernes de 8:00 am a 12:00pm.

Es importante resaltar que al presentar cualquier tipo de petición ya sea para suprimir, actualizar, rectificar, corregir los datos personales suministrados o bien para retirar la autorización para el tratamiento de datos, Los Titulares deberán presentarla por escrito, indicando claramente su solicitud y deberán acreditar su identidad anexando copia de su documento de identidad a la solicitud presentada. Lo mismo aplicará para quienes se encuentren tramitando dicha petición en representación de Los Titulares, por lo cual tendrán que aportar copia del poder o autorización para realizar dicha gestión, así como copia del documento de identidad del titular y de quien se encuentra representándolo. Las anteriores condiciones también aplican para todas las peticiones que soliciten copia de la autorización otorgada a La Sociedad para almacenar los datos personales del titular o la solicitud de revocatoria de la misma.

La Sociedad se compromete a brindarle una respuesta oportuna en un término de 10 días hábiles contados a partir del día siguiente a la radicación del requerimiento o solicitud.

En caso de que considere que la Sociedad no ha atendido debidamente su solicitud, tiene también derecho a presentar una queja a la Superintendencia de Industria y Comercio (“SIC”) por email a la dirección de correo electrónico https://sedeelectronica.sic.gov.co/atencion-y-servicios-a-laciudadania/peticiones-quejas-reclamos-y-denuncias o por correo postal a Dirección: Carrera 13 No. 27 – 00, Pisos 1 y 3, código postal: 110311, Bogotá.

 

20. Derechos de los titulares

Además de los derechos establecidos en la Ley 1581 de 2012, los empleados y colaboradores cuentan con

los siguientes, conforme al GDPR y lineamientos Inspired:

Derecho de acceso, consulta y obtención de copia de sus datos.

Derecho a la rectificación de información inexacta o incompleta.

Derecho a la supresión de datos cuando no exista deber legal o contractual.

Derecho a la portabilidad de datos en formatos estructurados e interoperables.

Derecho de oposición al tratamiento en ciertos casos.

Derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas.

Derecho a revocar la autorización en cualquier momento.

 

21. Disposiciones Finales

La presente política entra en vigor a partir de su publicación y será revisada periódicamente para

garantizar su actualización frente a cambios normativos en Colombia y en los lineamientos de Inspired

Education Group.